Programmasecretaris | Utrecht

Werkniveau:
Senior
Standplaats:

Utrecht
Aanvraagnummer:
A2019-0345
Startdatum:
15-04-2019
Verwachte einddatum:
01-09-2019
Aantal uur per week:
32
Uurtarief:
n.o.t.k.
Sluitingsdatum aanvraag:
21 Mar 2019 9:00 AM
Contactpersoon Quest4:
Winhold Bartelink
Telefoonnummer:
06 – 46 12 98 22

Functie omschrijving

Quest4 is voor de Gemeente Utrecht op zoek naar een Programmasecretaris voor 32 uur per week. 

  • De programmasecretaris werkt voor 16 uur per week voor de opgave Gezond Leefklimaat. Het opgave team heeft als opdracht te zorgen voor een gezonde leefomgeving voor alle inwoners van Utrecht. In de Ruimtelijke Structuur (RSU) is gekozen voor binnenstedelijke verdichting met aandacht voor een hoogwaardige en toegankelijke openbare ruimte, met voorzieningen om de groei op te vangen. Door de keuze voor verdichting, is het nodig om de groen/blauwe verbinding met de regio te versterken, omdat we in de stad onvoldoende ruimte hebben om inwoners goed te laten recreëren in het groen en om extra maatregelen te nemen om de luchtkwaliteit en CO2 uitstoot van de groeiende stad verder te verbeteren, ten gunste van de gezondheid van de inwoners en bezoekers en tevens in het kader van de internationale klimaatafspraken gericht op mobiliteit.Het college heeft ook aangegeven dat de verdichting in de stad in balans moet zijn met het groener maken van de stad. Deze opgave is onderverdeeld in 5 deelopgaven, waaraan in totaal ca. 90 medewerkers werken. De opgave wordt aangestuurd vanuit het kernteam. Dit bestaat uit 7 (deel)managers en 2 stafmedewerkers (communicatie en programmasecretaris);
  • De programmasecretaris werkt voor 16 uur per week voor het programma (deelopgave) Verkeersveiligheid. Het programma Verkeersveiligheid heeft als opdracht om de objectieve en subjectieve verkeersveiligheid in de stad Utrecht te verhogen. Dit wordt gedaan door middel van fysieke herinrichtingsprojecten (momenteel zo’n 24 in verschillende fasen van voorbereiding en uitvoering) maar ook door projecten waarin gedrag, nudging en/of onderzoek naar beleving een belangrijke component zijn. Het programmateam bestaan naast de programmamanager en de secretaris uit een beleidsadviseur, een verkeersadviseur, een communicatie adviseur en een programma assistent.

Je taken zijn:

  • Lid van kernteam van zowel opgave gezond leefklimaat als programma verkeersveiligheid. Je ondersteunt de hoofdopgavetrekker Gezond Leefklimaat / programmamanager Verkeersveiligheid op het gebied van planning, bijhouden acties en besluiten, financiën, bestuurlijk proces etc. Je werkt in duo met een andere secretaris;
  • Ondersteunen hoofdopgavetrekker op het gebied van planning, bijhouden acties en besluiten, financiën, bestuurlijk proces etc. Je werkt in duo met een andere secretaris;
  • Integraal ondersteunende rol in het regieteam voor de opgavetrekker/ deelprogrammamanager zowel wat betreft inhoud, financiën als organisatie;
  • In overleg met de opgavetrekker/deelprogrammamanager bereidt je voor of schrijf je startdocumenten, bestuursvoorstellen, stafstukken etc;
  • Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van de jaarlijkse planning en control cyclus, het jaarplan van opgave/programma , bijdrage aan het afdeling overstijgende jaarplan;
  • Je hebt een budgethoudersrol binnen het kernteam; door in samenwerking met business control, interne bedrijven/financiën en projectleiders en project-assistenten de financiële sturing (waaronder ook inkoop) te organiseren en te borgen voor het betreffende gebied;
  • Je bereidt teambesprekingen met het opgave /(deel)programmateam voor en bent verantwoordelijk voor de verslaglegging en opvolging van acties;
  • Je zorgt voor een heldere organisatie van het werk en helpt bij het organiseren van andere samenwerkings- en netwerkvormen passende bij de (deel)opgave;
  • Je behoudt overzicht over de opgave/gebied/programma en zorgt voor de randvoorwaarden voor een soepel draaiend programma;
    – Vormt het aanspreekpunt voor de praktische en organisatorische zaken van opgave /programma en is hierin de schakel tussen de interne/externe omgeving en het regieteam;
    – Borgt dat de administratie voor de opgave / het programma op orde is;
    – Faciliteert en bewaakt de interne opdracht verstrekking vanuit kernteam.

Functie eisen

Harde eisen:

  • Je hebt een afgeronde opleiding op HBO niveau;
  • Je hebt tenminste 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie en je bent bekend met gemeentelijke organisaties;
  • Je CV toont recente opdrachten waarin termen als secretaris, coördinator of PMO genoemd zijn;
  • Je hebt kennis van programmamanagement zoals Prince2, MSP en liefst ook programmatisch creëren en bent thuis in de beheers aspecten hiervan;
  • Je bent servicegericht;
  • Communicatie is één van je sterke kanten, je kunt snel tot de kern van een probleem doordingen;
  • Je beschikt over een scherp omgevingsbewustzijn, bent flexibel en pragmatisch en je kunt gemakkelijk schakelen in stijl en niveau;
  • Je hebt een antenne voor bestuurlijke processen;
  • Je beschikt over advies- en projectmatige vaardigheden;
  • Je bent akkoord met het aanleveren van 2 relevante referenties die door Gemeente Utrecht na gebeld mogen worden.

Wensen:

  • We zoeken een stevige secretaris met ruime ervaring , bekend met projectmanagementtechnieken en ervaring binnen de overheid;
  • Je hebt al werkervaring in een dergelijke functie (of: als professional gewerkt in Utrecht) waardoor je snel zult zijn ingewerkt;
  • Je bent beschikbaar voor een kennismakingsgesprek op. Welk telefoonnummer kunnen we bellen om je uit te nodigen…… wanneer kan je starten………. Heb je nog vakantieplannen;
  • Geef aan waarom ben jij de meest geschikte kandidaat voor deze opdracht.

Aanvullende informatie

Opmaak cv:

  • In het Nederlands;
  • In Word;
  • Maximaal 3 pagina.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.

Geplaatst op 2019-03-12 14:11:30



Status : Gesloten

Aanmelden voor functie

Aanmelden voor functie
NeeJa
Maximale uploadgrootte: 5MB

Conform de AVG-wetgeving verwijzen wij naar ons privacy statement.

Zoek opdrachten via Quest4

Aanmelden Job Alert

Plaats een opdracht op Quest4

Plaats een opdracht