Projectsecretaris Centraal Relatie Register | Den Haag

Werkniveau:
Senior
Standplaats:

Den Haag
Aanvraagnummer:
A2021-1029
Startdatum:
01-03-2021
Verwachte einddatum:
31-05-2022 met optie tot verlenging
Aantal uur per week:
36
Uurtarief:
n.o.t.k.
Sluitingsdatum aanvraag:
18 Jan 2021 7:00 AM
Contactpersoon Quest4:
Marco Buitenhuis
Telefoonnummer:
06-29602668

Functieomschrijving

Wij zijn voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op zoek naar een Projectsecretaris Centraal Relatie Register op basis van 36 uur per week. 

Wij zoeken een secretaris die een prestatie neerzet. Die eigenstandig verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders.

De projectsecretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de projectleider of programmamanager bij het uitvoeren van een project of programma. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio’s of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als projectsecretaris tracht je het overzicht over het project/programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de project- programmamanager. Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl.

Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders.

Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:

  • Het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.);
  • Het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie;
  • Het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware;
  • Het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking;
  • Het registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;
  • Het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures;
  • Het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil);
  • Het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën);
  • Het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen.

Achtergrond opdracht:
Het vele maatwerk in Oracle EBS, waaronder de applicatie Elektronisch Relatie Bestand (ERB) hindert de doorontwikkeling van Oracle EBS en zorgt voor relatief hoge beheerkosten. Om deze reden is in december 2019 door EZK en RVO besloten om ERB los te koppelen van Oracle EBS. Dit betekent dat het ministerie het huidige ERB beheerst zal uitfaseren. Voor het nieuwe relatieregister is het project Centrale Relatie Register (CRR) opgestart die de gelijknamige applicatie ontwikkelt. Hierbij is er spraken van verschillende parallel verlopende transities waar rekening mee gehouden moet worden. Om van het huidige EBS om te schakelen naar het nieuwe CRR is zorgvuldig opgezet project met betrokken stakeholders en een doordacht communicatieaanpak nodig. Hierbij is een strakke projectorganisatie nodig die niet alleen bouwt aan CRR maar ook de verbinding legt met de omgeving.

Binnen RVO wordt – veelal projectmatig – hard gewerkt aan optimale geautomatiseerde ondersteuning van de dienstverlening. In de afdeling Informatiemanagement en Procesontwerp (IMP) is daartoe behoefte aan een projectsecretaris. De projectsecretaris valt hiërarchisch onder de teammanager KPM en wordt functioneel aangestuurd door de projectleider of programmamanager van het project/programma waarin hij/zij op dat moment werkzaam is.

Organisatie:
Kansen voor Nederland, kansen voor jou!

Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met nationale en internationale programma’s, van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Door slim organiseren en maximaal gebruik van digitale communicatie zorgen we voor een soepele en optimale dienstverlening. Door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen bieden we nieuwe inzichten en mogelijkheden. Voor en achter de schermen zetten 4500 mensen zich in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland, op verschillende vestigingen in Nederland. Ook voor jou zijn er kansen! Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan weten regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies.

Wie ondernemend Nederland een warm hart toedraagt, kan bij onze organisatie dus alle kanten op.

Eisen en wensen voor de functie

Harde eisen:

  • IPMA-D;
  • Kwaliteitsmanagement: IT Management Foundation; Professional Management and Improvement of IT Ser- vice Management processes, Business Information Management Foundation, ITSM Foundation; ITIL Foundation, Applicatiemanagement Foundation, Agile Scrum Foundation;
  • HBO of academisch werk- en denkniveau;
  • Ervaring als een projectsecretaris / PMO’er of ervaring als projectleider.

Wensen:

  • Competenties: – Weet van aanpakken; – Plannen en organiseren; – Organisatiesensitiviteit; – Voortgangscontrole; – Gevoel voor humor!;
  • Je hebt ervaring gewenst met gevestigde project- en programmamanagement methodieken;
  • Affiniteit gewenst met ICT en risicomanagement;
  • Ervaring gewenst met Microsoft Project.

Aanvullende informatie

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De werkzaamheden worden met name verricht op de vestiging Den Haag. Zoalng de coronamaatregelen gelden vanuit huis. De kandidaat moet er rekening mee houden dat 2/mnd reizen naar een andere vestiging van RVO nodig is om daar werkzaamheden te verrichten.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Marco Buitenhuis bereikbaar op het nummer: 06-29602668. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.

Geplaatst op 2021-01-13 12:13:53

Opdracht delen

Past de opdracht (nu even) niet bij je, maar ken je iemand die er geknipt voor is? Deel hem gerust! 👌



Solliciteer nu


Aanmelden voor functie
Maximale uploadgrootte: 5MB
Status : Gesloten

Ontvang opdrachten in je mailbox

Job Alert maken

Meld je aan voor onze talentpool

CV aanbieden