Projectsecretaris | Den Haag

Werkniveau:
Senior
Standplaats:

Den Haag
Aanvraagnummer:
A2019-0371
Startdatum:
01-04-2019
Verwachte einddatum:
09-03-2020 met optie tot verlenging
Aantal uur per week:
24
Uurtarief:
n.o.t.k.
Sluitingsdatum aanvraag:
19 Mar 2019 9:00 AM
Contactpersoon Quest4:
Marco Buitenhuis
Telefoonnummer:
06-29602668

Functie omschrijving

Wij zijn voor de IND op zoek naar een Senior Projectsecretaris voor 24 uur per week. 

Het project verbeteren informatie- en kennisdelen heeft als doelstelling het opnieuw inrichten van het informatie- en kennismanagement van de zaak-overstijgende inhoudelijke informatie en kennis en het daarmee verbeteren van de inhoudelijke ondersteuning van de gebruiker.
In 2019 ontwikkelt het project een voor de medewerker personaliseerbaar kennisportaal. Daarop wordt voor de medewerker aan de hand van zijn/haar kennisprofiel inhoudelijke zaak-overstijgende informatie aangeboden, die de medewerker nodig heeft voor het dagelijks werk.
Het project kent verschillende aspecten. Een ICT aspect (het kennisportaal en een zoekfunctionaliteit), een inhoudelijk aspect (de informatie die wordt aangeboden op het medewerker-kennisportaal) en een verander aspect (proces- en organisatieverandering). Ieder aspect heeft een eigen team/deelproject met een teamlead/deelprojectleider die daarvoor verantwoordelijk is.
Dit project is een vervolg op het project verbeteren informatie- en kennismanagement van de I&K (I&K staat voor zaak-overstijgende inhoudelijke informatie en kennis), kortweg: project IK.

De projectdoelstellingen zijn hetzelfde als die van het hieraan voorafgaande project IK:

Het verder implementeren van informatie- en kennismanagement van de zaak-overstijgende inhoudelijke informatie en kennis en het daarmee verbeteren van de inhoudelijke ondersteuning van de gebruiker. Het voor de gebruiker creëren van overzicht en vergemakkelijken van het zoeken naar en het aangeboden krijgen van informatie en kennis en het daardoor verminderen van:

  • De tijd die nodig is voor het vinden van informatie;
  • De tijd die nodig is voor het zelf beheren van informatie;
  • Het risico van het mogelijk nemen van onjuiste beslissingen;
  • Het verrichten van onnodige werkzaamheden.

Het daarmee ook leggen van een duurzame basis voor dit deel van de informatiehuishouding en bijdragen aan de doelen van de IND om informatiehuishouding op orde te brengen en een gezonde vitale organisatie te zijn.

Doel van de functie:
Je voert de (inhoudelijke) projectadministratie van het project conform prince2.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

  • Het ondersteunen van de projectleider bij rapporteren over de voortgang, het bewaken van de planning en signalering van afwijkingen/overschrijdingen en bij inhoudelijk integraal advies over de producten. Zo nodig rappelleren van projectleden;
  • Het voorbereiden, notuleren en verslaglegging van de verschillende overleggen (stuurgroep, projectteam) en in een voorkomend geval mede organiseren van projectbijeenkomsten (workshops, presentaties e.d.);
  • Het bijhouden van de projectdocumentatie en administratie;
  • Het bijhouden van de projectsite op Sharepoint en de projectagenda;
  • Het fungeren als aanspreekpunt voor projectteamleden, stuurgroepleden en stakeholders.

Resultaten, o.a:

  • Een accurate en actuele projectadministratie;
  • Een onderhouden en actuele projectsite en agenda;
  • Voorbereide, georganiseerde projectbijeenkomsten inclusief de verslaglegging daarvan.

Functie eisen

Harde eisen:

  • HBO/WO werk- en denkniveau;
  • Aantoonbare ervaring bij tenminste drie verschillende opdrachtgevers;
  • Minimaal vijf jaar werkervaring;
  • Minimaal drie jaar ervaring met werken in kennisintensieve projecten/programma’s met ICT component;
  • Aantoonbare ervaring met het werken conform Prince 2;
  • Expertisebeschrijving:
    – Ervaring met verandertrajecten;
    – Ervaring met sharepoint.
  • Goed kunnen opereren op het snijvlak van business en ICT en spreekt beide talen;
  • Organisatiesensitief, kan goed luisteren en communiceren en beweegt makkelijk op diverse niveaus in de organisatie;
  • Goed kunnen samenwerken en ondersteunen;
  • Een positieve instelling;
  • Kunnen omgaan met wisselend werkaanbod, flexibel en stressbestendig;
  • Toont initiatief;
  • Werkt accuraat en planmatig;
  • Analytisch en pragmatisch.

Aanvullende informatie

Opmaak cv

  • In het Nederlands;
  • In word;
  • Maximaal 5 pagina’s.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Marco Buitenhuis bereikbaar op het nummer: 06-29602668. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.

Geplaatst op 2019-03-18 13:12:50



Status : Gesloten

Aanmelden voor functie

Aanmelden voor functie
NeeJa
Maximale uploadgrootte: 5MB

Conform de AVG-wetgeving verwijzen wij naar ons privacy statement.

Zoek opdrachten via Quest4

Aanmelden Job Alert

Plaats een opdracht op Quest4

Plaats een opdracht