Projectsecretaris Inkoop | Rotterdam

Werkniveau:
Senior
Standplaats:

Rotterdam
Aanvraagnummer:
A2020-0428
Startdatum:
01-10-2020
Verwachte einddatum:
01-04-2021 met optie tot verlenging
Aantal uur per week:
32-36
Uurtarief:
n.o.t.k.
Sluitingsdatum aanvraag:
7 Sep 2020 7:00 AM
Contactpersoon Quest4:
Marco Buitenhuis
Telefoonnummer:
06-29602668

Functieomschrijving

Wij zijn voor de Gemeente Rotterdam op zoek naar een Projectsecretaris Inkoop op basis van 32-36 uur per week. Je komt voor de duur van het project in dienst bij Quest4!

Jouw opdracht:
Als projectsecretaris Inkoop ben je gericht op het besturen en bewaken van de inkooptrajecten en ben je de rechterhand van de inkoopspecialist op het gebied van gebiedsontwikkelingen.

Wij zoeken een projectsecretaris die in basis een generalist zal zijn. Je focus is net zoals die van de inkoopspecialist gericht op het besturen van inkooptrajecten waarbij het proces van begin tot eind tot een goed resultaat wordt geleid. Als assistent en rechterhand van de inkoopspecialist bewaak jij de organisatie en inrichting van de inkooptrajecten/projecten. Relevante projectdocumenten zoals aanbestedingsstukken en andere beslisdocumenten zijn bij jou in goede handen. 

De belangrijkste taken van een projectsecretaris zijn: 

  • Inrichten van inkooptrajecten (dossiervorming, standaard inkoopdocumenten invullen, inrichten aanbestedingsplatform);
  • Beheren aanbestedingsstukken van begin tot eind van het inkooptraject;
  • Beheren van lopende inkooptrajecten op het aanbestedingsplatform;
  • Een enkele keer notuleren of verslagleggen van bijeenkomsten met marktpartijen of beoordelingsmomenten;
  • Totaal overzicht houden over alle lopende inkooptajecten van de inkoopspecialist en actiemomenten inplannen in agenda’s (beheersen van alle lopende projecten);
  • Basis kennis hebben of opdoen van Aanbesteden en Gebiedsontwikkeling, zodat de secretaris overleggen kan waarnemen (met een lage urgentie).

Samenwerken en schakelen met de inkoopspecialist.

De afdeling:
De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam draagt zorg voor de steeds verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van het concern. Uitgangspunt is dat de afdeling ingezet wordt om via de externe markt ‘het beste voor Rotterdam’ te verkrijgen. Dit impliceert dat, door middel van inkoop, een bijdrage wordt geleverd aan het verwezenlijken van concerndoelstellingen, zoals het realiseren van besparingen, het optimaliseren van bedrijfsprocessen, kansen bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het verwezenlijken van duurzaamheidsdoelstellingen.

Om tot deze doelstellingen te komen is een goed ingerichte en efficiënte afdeling van belang

Een van de actuele opgave waar deze vraag op is gebaseerd is dat we actief zijn in gebiedsontwikkelingen welke zich vertalen in woningbouwontwikkeling, duurzaamheidsopgaven (windmolens/zonneparken) of vastgoedprojecten. Het team Aanbestedingszaken is het team dat binnen de afdeling de aanbestedings-procedures begeleidt voor het onderdeel Werken en de tenders voor gebiedsontwikkelingen

Het team bestaat uit 18 medewerkers en waarvan 3 medewerkers zich bezighouden met de tenders voor gebiedsontwikkelingen. 

Onze organisatie:
Inkoop en aanbestedingszaken valt onder het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning. Dit cluster is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt er enerzijds voor dat het college van Burgemeester en Wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is BCO de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering, ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie. Zo ondersteunt BCO de organisatie die het nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad.

 Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning biedt professionaliteit en kwaliteit, en speelt flexibel in op de vraag. Tegelijkertijd staat de positie van de medewerkers centraal. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de kans jezelf te ontwikkelen en te werken aan je persoonlijke ambities. Hiermee maak je het verschil in een organisatie die werkt voor de stad Rotterdam.

De procedure:
De kandidaten die aangeboden zijn in de inschrijvingen die het hoogst eindigen in de ranking worden uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Dit zijn maximaal 3 kandidaten. Geschatte gespreksduur per gesprek: 30 – 60 minuten. Tijdens het gesprek wordt beoordeeld in welke mate de kandidaat aan het doel van de aanbestedende dienst beantwoord.

Eisen en wensen voor de functie

Harde eisen:

  • Je bent geen zzp’er en je komt voor de duur van het project in loondienst bij Quest4;
  • Je hebt minimaal een afgeronde opleiding hbo op het gebied van bestuurskunde, rechten, inkoop of binnen het ruimtelijk domein;
  • Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met Inkoop/aanbesteden;
  • Je hebt ervaring op het gebied van projectbeheersing;
  • Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen:

  • Je hebt minimaal twee aanbestedingen uitgevoerd en je kan waar nodig de projectsecretaris waarnemen;
  • Je hebt gewerkt met het aanbestedingsplatform Negometrix;
  • Je hebt gewerkt met een aanbestedingsplatform;
  • Je hebt Nevi 1 afgerond of een soortgelijk inkoop opleiding;
  • Je hebt ervaring opgedaan binnen een middel grote gemeente met meer dan 100.000 inwoners.

Competenties:

  • Resultaatgericht;
  • Integriteit;
  • Samenwerken;
  • Communicatie;
  • Inlevingsvermogen;
  • Creativiteit;
  • Omgevingsgericht;
  • Planmatig;
  • Flexibel;
  • Klantgericht;
  • Proactief;
  • Intiatief;
  • Oplossingsgericht.

Aanvullende informatie

Vormvereisten:

– Volledige naam + voorletters;
– Beschikbaar voor x aantal uren vanaf startdatum;
– Opleiding;
– Werkervaring;
– Specifieke kennis;
– Systeem kennis;
– Relevante nevenactiviteiten;
– Gevraagde certificaten + naam instituut + datum behaald;
– in het Nederlands;
– maximaal 5 A4 enkelzijdig groot.

De selectiegesprekken vinden plaats in week 37/38 vindt het 1e gesprek plaats. In week 39 vindt het 2e gesprek plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Marco Buitenhuis bereikbaar op het nummer: 06-29602668. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.

Geplaatst op 2020-09-01 09:54:41



Solliciteer nu


Aanmelden voor functie
Maximale uploadgrootte: 5MB
Status : Gesloten

Ontvang opdrachten in je mailbox

Job Alert maken

Meld je aan voor onze talentpool

CV aanbieden